Emlakbroker.com ekibi olarak sizlere, müşterilerle iletişim halinde kalmanın ve veri tabanı hazırlamanın önemine dair pek çok makale yayınladık. Çünkü gayrimenkul işi, her şeyden önce bir temas sporudur. Ancak veri tabanınızı nasıl sürekli güncel tutabileceğinizle ilgili bir makalemiz olmamıştı. Şimdi bu açığı sizler için kapatmayı düşünüyoruz.

Esas konumuza geçmeden önce;

– Eğer veri tabanının ne olduğunu bilmiyorsanız burayı incelemelisiniz.

– Eğer veri tabanı oluştururken hangi araçları kullanabileceğinizi bilmiyorsanız burayı incelemelisiniz.

Veri tabanı oluşturmak bir gayrimenkul profesyoneli için hayati önem taşır. Hatta sektöre ilk atılan emlak profesyonellerinin ilk yapması gereken işlerden biri kendine bir veri tabanı oluşturmaktır. Yani müşteri ağınızı genişletmek ve bu müşterilerin iletişim bilgilerini veri tabanında tutmaktır.

Tabi ki bir veri tabanını oluşturup kenara çekilmek yetmez. Veri tabanına düzenli olarak müşteri eklemeniz ve veri tabanındaki mevcut müşterilerin bilgilerini sürekli güncel tutmanız da çok önemlidir. Eğer müşterilerinizi takip etmez ve değişen iletişim bilgilerini kaybederseniz, veri tabanınız zaman içerisinde ölü ve anlamsız bir listeye dönüşebilir.

Böyle bir duruma düşmemeniz için size tavsiyemiz şudur: Veri tabanınızı yıl içerisinde en az dört defa düzenlemeden geçirin ve bunu yıl içerisine yayın. Yani üç ayda bir veri tabanınızda düzenleme yapın.

Peki, sadece bu kadar mı? Elbette değil. Okumaya devam edin.

Veri Tabanınızı Gruplara Ayırabilirsiniz

Veri tabanınızı temizleme ve düzenleme işinin bir parçası, müşterileri gruplara ayırmaktır. Düzenleme işine ayırmak istediğiniz vakte göre, veri tabanınızda istediğiniz kadar grup ve alt grup oluşturabilirsiniz.

Daha iyi kavrayabilmeniz açısından bir örneklendirme üzerinden gidelim. Örneğin veri tabanınızı dört ana gruba ayırın. Bu gruplara VIP, A, B ve G şeklinde isim verin.

VIP Grubu: Bu grup adından da anlaşılacağı üzere sahip olduğunuz en değerli müşterileri içermelidir. Peki, bir müşteriyi önemli yapan nedir? Bu gruptaki her müşterinin sizinle mutlaka en az bir iş tamamlamış olması gerekir. Sizin aracılığınız ile ev almış veya ev satmış olmalıdırlar. Onlardan geçmişte para kazanmış olmanız ile birlikte, gelecekte tekrar iş yapma olasılığınızın olduğu müşteriler olmalıdır. Kısacası, bu gruptaki müşteriler, sizin zamanınızı ve dikkatinizi en fazla hak eden kişilerle dolu olmalıdır.

A Grubu: Bu gruptaki kişiler, gayrimenkul işi dışında başka bir şekilde iletişime geçmiş olduğunuz kişiler olabilir. Örneğin spor kulübü üyesiyseniz, bu üyeliğiniz sırasında tanışmış olduğunuz kişileri bu gruba dahil edebilirsiniz. Veya yıl içerisinde katıldığınız etkinliklerde, partilerde, konferanslarda tanıştığınız insanlar bu grup içerisinde olabilir. Yani, bu grupta listelediğiniz kişiler, sizin müşteriye dönüştürebileceğiniz potansiyele sahip olan kişilerdir. Aynı zamanda bu gruptaki kişilere, her 3 ayda bir telefon açmanız veya e-posta atmanız önemli bir adımdır.

B Grubu: Bu gruptaki kişiler, sizin diğer endüstrilerden tanıştığınız kişilerdir. Avukatlar, ev değerlemesi yapanlar, temizlikçiler, bakım onarım elemanları, gayrimenkul koçları, danışmanlar ve buna benzer sizin işinizle ilişkili yan sektörlerde faaliyet gösteren kişilerdir. Bu grup, kendi içerisinde alt gruplar oluşturmanız için oldukça müsaittir. Örneğin avukatları bir alt grupta, danışmanları bir alt grupta toplayabilirsiniz. Mesela elinizde satılık bir mülk var ve satışa sunmadan evvel mükemmel bir bakım yapılması lazım. Hemen bu gruptaki ilgili kişi ile bağlantı kurabilirsiniz.

G Grubu: Bu listedeki kişisel sizin genel temaslarınızı oluşturmalıdır. Yüksek temas kurmanızı gerektirmeyen ama bağınızı da koparmak istemediğiniz kişiler bu grupta bulunmalıdır. Örneğin yeni tanıştığınız ve tayini yeni çıkmış bir doktoru veya öğretmeni önce bu listeye kaydedersiniz. Ailelerini sonradan yanına getirmeyi düşündüklerini öğrendiğinizde daha geniş bir eve geçmek isteyeceklerdir. O vakit geldiğinde iş yaparsanız, bu sefer bu kişileri VIP grubuna taşırsınız.

Sonuç

Veri tabanınızı temizlemeniz ve düzenlemeniz için kendinize yıllık, 6 aylık veya 3 aylık periyotlar belirleyin. Bazı emlak profesyonelleri, veri tabanlarını basite alırlar ve önemli olmadığını iddia ederler. Böyle bir düşünceye asla kapılmayın. Veri tabanları emlak işinin neredeyse en önemli sistemidir. Zamanınızın bir bölümünü mutlaka veri tabanlarınızı düzenlemek ve müşteri kazanmak için ayırın.