Bu yazımızda emlak profesyonellerinin verimli bir haftayı nasıl planlayabilecekleri üzerinde durmak istiyoruz. Özellikle bir gününüzü nasıl organize edeceğinize değinmek yerinde olacaktır.

İlk önce işin ne olduğu konusuna değinmek yerinde olacaktır. Verimsiz çalışan bir emlak profesyoneli ile ilgili en büyük sorun gün içerisinde ofiste çalışarak harcadıklarını söyledikleri zamanda gerçekte iş yapmıyor olmalarıdır.

Peki, nedir gerçek iş?  Gerçek işi şu şekilde tanımlamak mümkündür;

  • Mevcut müşterilere hizmet etmek,

  • Yeni müşteriler bulmak,

  • Profesyonel gelişim,

İş tam olarak da bu üçünün birleşiminden oluşmaktadır. Eğer bu üç işi yapmıyorsanız gerçekte çalışmıyorsunuzdur. Sadece gününüzü geçiriyorsunuzdur. İşiniz zaten bunları yapmaktır, verimlilik dediğimiz de budur.

Şimdi bu sistemde işi oluşturan bu ana başlıklara örneklerle değinelim;  

Aktif Müşterilere Hizmet Etmek

Gününüzün ve haftalık rutininizin büyük bir kısmı, mevcut müşterileriniz için yaptığınız hizmetlerdir. Bunlar; listelerinizi oluşturmak için yaptığınız faaliyetler, alıcılarla yaptığınız ev ziyaretleri ve anlaşmalar sırasında yaptığınız tüm işlemlerdir. Bu aynı zamanda alıcı ve satıcılarla yaptığınız ilk toplantıları ve onları aktif alıcı ya da satıcı haline getirmek için yaptığınız çabaları da içerir. Bu sizin işinizin kalbidir.

Mevcut müşterilerinize yapmakta olduğunuz hizmetleri içeren bizim gerçek iş olarak nitelendirebileceğimiz işlere örnek olarak şunları verebiliriz;

  • Mevcut listelerinize (mal sahibi) haftalık iletişim,
  • Mevcut müşterilerinizle haftalık iletişim,
  • Satıcı ve alıcılarınıza yapacağınız sunumlar,
  • Mal sahipleri ile yapılan görüşmeler,
  • Alıcı müşterilerle yapılan görüşmeler,
  • Listenizdeki gayrimenkulün pazarlanması, fotoğraf  ve video çekimi, açıklamaların yazılması, ilan sitelerine konulması ve benzeri faaliyetler,  
  • Listenizdeki gayrimenkullerin gösterilmesi,
  • Alıcılar için evi göstermek amacıyla randevular düzenlemek,
  • Müşterilere evi göstermek,
  • Müşterileriniz için pazar araştırmaları ve analizleri yapmak,
  • Teklifleri sunmak,
  • Fiyatları müzakere etmek,
  • Portföyünüze yeni gayrimenkuller eklemek,
  • Portföyünüzü yeniden değerlendirmek, araştırmalar yapmak,
  • Uzmanlık bölgenizle ilgili saha çalışmalarında bulunmak,
  • Araştırma sorunlarını halletmek,
  • Alım satım işlemlerini yetkili kişiler ile çözümlemek,
  • İşlemlerin üzerinden geçme ve satış kapama süreçlerine katılmak,

Mevcut müşterilere hizmet vermek için ne kadar süre harcıyorsunuz? Tahmini zamanınızın %60’ı olmalı. Esasında haftanızın yarısından fazlasını mevcut müşterilere harcamalısınız.

Yeni Müşteriler Bulmak

Açıkçası işteki en büyük sorumluluklarınızdan biri işinizi geliştirme olanaklarıdır. Bu nedenle gününüzün, haftanızın ve ayınızın kalan kısmında müşteri portföyünüzü geliştirmelisiniz. Yeni müşteri yaratma, hizmetlerinize talep oluşturma kapsamına giren tüm aktiviteler bu kapsamda değerlendirilebilir.

Portföyünüzü geliştirmek için yapabileceğiniz aktivitelerin bazıları;

  • Eski müşterileriniz ile bağlantı kurmak,
  • Çevrenizdeki insanlarla bağlantı kurmak,
  • Bölgenizdeki esnafları ziyaret etmek,
  • Komşularınızla iletişimde bulunmak,
  • Doğrudan mailler göndermek,
  • Promosyon, tanıtım broşürleri göndermek,
  • Reklam çalışmaları hazırlamak,
  • Bölgeniz ve yönetmelikler hakkında sosyal medyada bilgilendirici içerikler yayınlamak,
  • Müşterilerinize sosyal medyadan mesajlar göndermek,
  • Sosyal medyada çevrenizin aktivitelerini kontrol etmek, beğeni, yorum ve paylaşım ile varlığınızı hatırlatmak,
  • Profesyonel iş ağı kurmak,Çevrenizdeki müşteri adaylarını takip etmek,

Tüm bu yeni müşteri kazanım aktivitelerine ne kadar zaman harcıyorsunuz? Tahmini olarak haftanızın %25’ini bu aktivitelere ayırmanız gerekir.

Profesyonel Gelişme

Bu kategori en geniş kategoridir. Ama temel olarak işinizde gelişmenizi sağlayacak profesyonel olmak adına yaptığınız her şeyi içermektedir. Bu aktiviteleri herhangi bir müşteri ile ilişkilendirmek mümkün değildir. Örneğin, pazardaki gayrimenkul envanterini takip etmeniz gerekir. Bunu sadece bir alıcı ya da satıcı için yapmanız gerekmez, bunu sadece sizin işiniz bir parçası olduğu için ve kendi alanınızı bilmeniz gerektiği için yapmalısınız. Eğer başarılı bir emlak profesyoneli olmak istiyorsanız yeteneklerinizi geliştirmeniz ve genişletmeniz gerekir.  

Profesyonel gelişim ile ilgili bazı verimli aktiviteler şunlardır;

  • Ofis toplantılarına katılmak,
  • Emlak profesyonellerinin gerçekleştirdiği gayrimenkul gezdirme turlarına katılmak,
  • Mevcut (alıcı/satıcı)listeleri gözden geçirmek,
  • Yeni listelerde yer alan büyük fırsatları gözden geçirmek,
  • Profesyonel okumalar; haberler, bloglar, kitaplar
  • Eğitim sınıflarına katılmak,  
  • Piyasa analizlerini okumak,
  • Teknolojiyi nasıl kullanacağını öğrenmek,

Bu işler için ne kadar zaman ayırıyorsunuz? Mevcut müşteriler ve yeni müşteriler için harcamadığınız her anı kendinizi geliştirmek için harcamalısınız. Biz, bir haftalık zamanınızın %10-15’ini bu iş için ayırmanızı, özellikle çok kitap okumanızı öneririz.

Mevcut müşterilerinize ve yeni müşterilerinizi hizmet etmek için daha fazla zaman ayırmalısınız tabii ki ama haftalık zamanınızın bir kısmını da yeteneklerinizi ve bilginizi geliştirmek için ayırmanızı öneririz.

Peki Verimli Olmayan İşler Nelerdir?

Bu sistem içinde yaptığınız işlemlerden nelerin iş olarak değerlendirilmediğini anlamak için bize ne önderlik edecektir? Bu aslında oldukça kolaydır. Aşağıdaki soruları sorarak o an verimli bir iş mi yoksa verimsiz bir iş mi yaptığınızı tespit etmeniz mümkündür;

  1. Mevcut bir müşteriye mi hizmet ediyorum? Eğer cevabınız Evet ise, iş yapıyorsunuzdur. Hayır, ise 2. soruya geçiniz.

  2. Yeni bir iş imkânı mı yaratıyorum? Eğer cevabınız Evet ise, iş yapıyorsunuzdur. Hayır, ise 3. soruya geçiniz.

  3. Yeteneklerimi ya da bilgimi mi geliştiriyorum? Eğer cevabınız Evet ise, iş yapıyorsunuzdur. Hayır, ise sonuca geçiniz.

Sonuç: Bu yaptığım aktivite gerçek iş değil ise bunu neden yapıyorum?

Bu sizin kendinize sormanız gereken bir sorudur. Gerçekleştirmekte olduğunuz faaliyet mevcut müşterilere hizmet etmiyor, yeni müşteri kazandırmıyor ve yetenek ya da bilginizi geliştirmiyor ise neden onu yapıyorsunuz? Cevap, siz sadece işten kaçıyorsunuz çünkü, genellikle rahatınızı bozan, zor ve keyifli olmayan fakat yapılması gereken işler var ve siz kolaya kaçıyorsunuz. Siz bilirsiniz. Bütün gününüzü istediğiniz gibi geçirebilirsiniz. Ancak bütün gününüzü zamanınızı harcayarak geçirirken gerçekten iş yaptığınızı zannediyorsanız, kendinizi kandırmayın. İş yapmıyorsunuz.

İşte size bir gün içerisinde iş yapmadan geçen ama zamanınızı çalan bazı örnekler;

  • Diğer iş arkadaşları ile kahve molaları ve sohbetler,
  • Facebook’ta gezinti,
  • Kişisel mailler,
  • İnternette surf,
  • Kişisel işler,
  • Masanızı düzenlemek,
  • Televizyon karşısında zaman geçirmek,
  • Önemsiz yapılacaklar listenizi öncelikli olarak uygulamak,
  • Gereğinden uzun kişisel telefon görüşmeleri,

Şimdi, bu aktivitelerden bazılarını yapmak zorunda olabilirsiniz (kişisel işler gibi), bazıları gerçekten zararsız olabilir (iş arkadaşları ile sohbet). Böyle şeylerle kafanızı dağıtmak günün geri kalanında daha kolay konsantre olmanızı sağlıyor da olabilir. Hepimiz kahve molalarından faydalanıyoruz.  

Fakat burada anahtar, bu aktivitelerin iş olmadığıdır. Bu nedenle bütün günü bunları yaparak geçirip sonra da iş yaptığınızı sanmayın. Bütün gününüz bir mola olmasın. Mola ama neyin molası?

Bu yazımız hoşunuza gittiyse konumuzun ikinci bölümünü haftaya yayınlayacağız, üçüncü bölümünü okuyabilirsiniz.

Keyifli okumalar.